Für KMU in Zürich, Aargau und Graubünden
SharePoint und Teams für KMU: eine Ablage, die Ihr Team versteht
Mit der Zeit entstehen in Teams unzählige Kanäle, Dateien liegen doppelt, und niemand weiss mehr, welche Externen noch Zugriff haben. Wir planen SharePoint und Teams nach Ihren Abläufen, migrieren Fileserver-Daten und legen fest, wer was teilen darf.
- In den Microsoft-365-Business-Lizenzen enthalten
- Struktur nach Abteilungen, Projekten oder Mandaten
- Externe Freigaben gezielt und mit Ablaufdatum
- Aufbau und Fileserver-Migration als Projekt offeriert
Wofür welches Werkzeug
SharePoint, Teams und OneDrive nutzen denselben Speicher, haben aber unterschiedliche Aufgaben. Wer das zu Beginn klärt, vermeidet doppelte Ablagen.
- OneDrive: persönliche Arbeitsdateien, die noch niemand sonst braucht
- Teams: Zusammenarbeit in Projekten oder Abteilungen, Chat und Dateien am selben Ort
- SharePoint: zentrale Ablage für Vorlagen, Richtlinien und Bereiche mit abgestuften Berechtigungen
- Gastzugriff: Externe arbeiten in einzelnen Teams oder Ordnern, nicht im ganzen Mandanten
So bauen wir die Ablage auf
Eine gute Struktur entsteht aus Ihren Abläufen, nicht aus der Ordnerliste des alten Servers.
Struktur und Berechtigungen
Gemeinsam legen wir fest, welche Bereiche es gibt, wer sie verantwortet und wer Zugriff hat. Berechtigungen vergeben wir über Gruppen, damit Ein- und Austritte keine Handarbeit in jedem Ordner auslösen.
Freigaben und Gäste
Wir stellen ein, ob und wie Dateien nach aussen geteilt werden dürfen, etwa nur an bestimmte Personen und mit Ablaufdatum. Gastkonten bleiben sichtbar und werden entfernt, wenn ein Projekt endet.
Fileserver-Migration
Daten vom Netzlaufwerk übertragen wir mit den Migrationswerkzeugen von Microsoft. Vorher räumen wir mit Ihnen auf: alte Bestände archivieren, zu lange Pfade und ungültige Dateinamen bereinigen.
Grosse Dateien und Fachanwendungen
Nicht jede Datei gehört in SharePoint. Fachanwendungen mit Datenbanken oder grosse, untereinander verknüpfte Plandateien prüfen wir gesondert, bevor wir sie verschieben.
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Häufige Fragen
Ersetzt SharePoint unseren Fileserver?
Für Office-Dokumente, PDFs und die meisten Projektdaten ja. Bei Datenbanken von Fachanwendungen oder sehr grossen, verknüpften Dateien prüfen wir vorher, ob SharePoint geeignet ist oder eine andere Lösung besser passt.
Sind unsere Daten in SharePoint automatisch gesichert?
Microsoft schützt vor Hardwareausfällen und bietet Papierkorb und Versionsverlauf. Eine eigenständige Sicherung gegen versehentliches Löschen oder Ransomware ersetzt das nicht. Wir empfehlen ein separates Microsoft-365-Backup und überwachen es im Rahmen Ihres Pakets, die Backup-Lizenz ist nicht in der Pauschale enthalten.
Wie verhindern wir, dass Dateien unkontrolliert nach aussen gehen?
Mit Freigaberichtlinien für den ganzen Mandanten und für einzelne Bereiche, zum Beispiel nur für bestimmte Personen und mit Ablaufdatum. Mit Business Premium lassen sich vertrauliche Dokumente zusätzlich mit Vertraulichkeitsbezeichnungen schützen.
Wer hält die Struktur später aktuell?
Neue Teams, Berechtigungen und Gäste verwalten wir im Rahmen der Microsoft 365 Administration, die in allen Servicepaketen enthalten ist. Für jeden Bereich gibt es zusätzlich eine verantwortliche Person bei Ihnen.
Eignet sich das für Kanzleien und Treuhänder mit vertraulichen Mandatsdaten?
Ja, wenn Berechtigungen pro Mandat sauber getrennt und Freigaben eingeschränkt sind. Genau das planen wir zu Beginn, damit vertrauliche Daten nur für die zuständigen Personen sichtbar sind.
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Wir schauen Ihre heutige Ablage an und zeigen, wie eine Struktur in SharePoint und Teams für Ihr Team aussehen kann. Umsetzung und Migration offerieren wir nach Umfang.