Für Stiftungen in Zürich, Aargau und Graubünden
IT für Stiftungen: Stiftungsratsunterlagen sicher und nachvollziehbar führen
Ein Stiftungsrat trägt Verantwortung für vertrauliche Unterlagen: Protokolle, Daten von Begünstigten und Spendenden, Dokumente für Aufsicht und Revision. Oft liegen sie in privaten Postfächern oder auf privaten Geräten. ITVARO richtet für Ihre Stiftung einen sicheren Datenraum mit klaren Zugriffsrechten ein und betreut ihn so, wie es zu Ihrem Gremium passt.
- Ein Datenraum mit klaren Zugriffsrechten für den Stiftungsrat
- Anmeldung mit zweitem Faktor (MFA) und geschützte Geräte
- Geordnete Ablage, die auch Revision und Aufsicht nachvollziehen können
- Jährliche Spende: 10 Prozent unserer Dienstleistungen
Was bei Stiftungen häufig schiefläuft
Ein Stiftungsrat besteht häufig aus ehrenamtlich tätigen Personen, die ihre Aufgabe neben dem Beruf wahrnehmen. Man nutzt, was gerade zur Hand ist: das private E-Mail-Konto, den eigenen Laptop, einen Cloud-Speicher, den jemand eingerichtet hat. Der Verantwortung, die der Stiftungsrat für diese Unterlagen trägt, wird das kaum gerecht.
- Protokolle und Beschlüsse in privaten Postfächern, verstreut über mehrere Personen
- Daten von Begünstigten und Spendenden auf privaten Geräten ohne Schutz
- Unklar, wer welche Unterlagen sehen darf, und was beim Wechsel im Stiftungsrat mit dem Zugriff passiert
- Unterlagen für Revision und Aufsicht müssen mühsam zusammengesucht werden
Was wir für Ihre Stiftung einrichten
Wir setzen auf Microsoft 365, weil sich damit Datenraum, Anmeldeschutz und Geräteschutz in einer Umgebung verbinden lassen. Die rechtliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Treuhand, Revisionsstelle oder Anwaltskanzlei. Wir setzen die Technik um.
Sicherer Datenraum für den Stiftungsrat
Ein zentraler Ort für Protokolle, Beschlüsse und Unterlagen, aufgebaut mit SharePoint und Teams. Jede Person sieht nur, was sie für ihre Rolle braucht. Tritt jemand ein oder aus, passen wir den Zugriff an einer Stelle an.
Zweiter Faktor (MFA) und geschützte Geräte
Die Anmeldung wird zusätzlich zum Passwort mit einem zweiten Faktor abgesichert, etwa einer Bestätigung in einer App. Geräte, auf denen Stiftungsunterlagen geöffnet werden, erhalten einen Grundschutz. Bei privaten Geräten klären wir mit Ihnen, welcher Weg praktikabel ist.
Geordnete Ablage und Archivierung
Eine klare Ordnerstruktur und nachvollziehbare Versionen, damit Unterlagen für Revision und Aufsicht auffindbar und konsistent sind. Wie lange was aufzubewahren ist, klären Sie mit Ihrer Fachberatung. Wir setzen die Vorgabe technisch um.
Datenschutz für Begünstigten- und Spenderdaten
Technische Massnahmen nach revDSG: Zugriff nur für berechtigte Personen, Verschlüsselung, nachvollziehbare Berechtigungen. Das ist keine Rechtsberatung, sondern die technische Seite Ihrer Sorgfalt.
Planbare Kosten
Sie erhalten vor Beginn eine schriftliche Offerte. Die laufende Betreuung vereinbaren wir als monatliche Pauschale oder nach Bedarf, je nachdem, wie oft Ihr Stiftungsrat Unterstützung braucht.
Non-Profit-Konditionen
Abklärung und Antrag beim Non-Profit-Programm von Microsoft übernehmen wir. Was Ihre Stiftung zusätzlich von uns zurückerhält, lesen Sie weiter unten.
10%
Ein Teil der IT-Kosten fliesst an den Stiftungszweck zurück
Die Mittel einer Stiftung sind für den Stiftungszweck bestimmt. Non-Profit-Organisationen erstatten wir deshalb am Jahresende 10 Prozent der bei ITVARO bezogenen Dienstleistungen zurück, in Form einer Spende.
- Angerechnet: Aufbau des Datenraums und laufende Betreuung
- Rückerstattung einmal jährlich am Jahresende
- Unabhängig vom Non-Profit-Programm von Microsoft
Lizenzen und Geräte sind ausgenommen.
Non-Profit-Programm von Microsoft
Microsoft gewährt gemeinnützigen Organisationen, welche die Voraussetzungen erfüllen, Sonderkonditionen. Den Entscheid fällt Microsoft, die Bedingungen können sich ändern. Wir sagen Ihnen offen, wie wir die Aussichten Ihrer Stiftung einschätzen.
- Vorabklärung, ob Ihre Stiftung voraussichtlich in Frage kommt
- Vorbereitung des Antrags und Einreichung gemeinsam mit Ihnen
- Bei einer Ablehnung Einrichtung zu regulären Konditionen
So läuft die Zusammenarbeit ab
Drei Schritte, ohne Verpflichtung im ersten. Sie wissen jederzeit, was als Nächstes passiert.
- 01
Kostenloses Erstgespräch
Wir klären, wie Ihr Stiftungsrat heute arbeitet, welche Unterlagen wo liegen und was Ihnen wichtig ist. Anschliessend legen wir Ihnen eine Offerte vor, über die der Stiftungsrat entscheiden kann.
- 02
Einrichtung
Wir bauen den Datenraum auf, sichern die Anmeldungen ab, richten die Geräte ein und ziehen die bestehenden Unterlagen mit Ihnen an den neuen Ort um. Die Non-Profit-Konditionen beantragen wir parallel.
- 03
Übergabe an den Stiftungsrat und Betreuung
Der Stiftungsrat erhält eine Einführung in den Datenraum und eine Dokumentation der Zugriffsrechte. Danach betreuen wir die Umgebung im vereinbarten Rahmen, von der monatlichen Pauschale bis zur Hilfe nach Bedarf.
Wichtige Bausteine für Stiftungen
Diese Massnahmen schützen vertrauliche Unterlagen am wirksamsten.
Häufige Fragen
Wer hat Zugriff auf die Stiftungsratsunterlagen?
Nur die Personen, denen Sie den Zugriff erteilen. Wir richten Rollen ein, zum Beispiel für Präsidium, Stiftungsrat und Geschäftsführung, und legen fest, wer was lesen oder ändern darf. Externe wie Treuhand oder Revisionsstelle können gezielt für einzelne Bereiche eingeladen werden. Tritt jemand aus dem Stiftungsrat aus, entziehen wir den Zugriff zentral.
Wie gehen wir mit Daten von Begünstigten um?
Technisch heisst das: Solche Daten liegen ausschliesslich im geschützten Datenraum, sind verschlüsselt und nur für die Personen sichtbar, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Die Anmeldung erfordert einen zweiten Faktor. Welche Daten Sie erheben und wie lange Sie sie behalten dürfen, ist eine rechtliche Frage. Dafür sind Ihre Treuhand oder Ihre Anwaltskanzlei die richtige Adresse.
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
Technisch geht es um eine klare Ablage, nachvollziehbare Versionen und Datensicherungen, die sich bei Bedarf wiederherstellen lassen. So sind Unterlagen für Revision und Aufsicht auffindbar. Welche Fristen für Ihre Stiftung gelten, klären Sie mit Ihrer Treuhand oder Revisionsstelle. Wir setzen das Ergebnis in der Umgebung um.
Wir haben keine Mitarbeitenden, nur einen Stiftungsrat. Passt das trotzdem?
Ja. Gerade dann ist ein gemeinsamer, geschützter Ort für die Unterlagen hilfreich, weil sonst alles bei einzelnen Personen liegt. Wir richten die Umgebung auf wenige Benutzer aus und betreuen sie nach Bedarf, ohne dass Sie eine eigene IT-Abteilung brauchen.
Was kostet das?
Massgebend sind die Zahl der Personen und Geräte sowie der Umfang der Betreuung. Bevor etwas beginnt, legen wir Ihnen eine Offerte vor. Die laufende Betreuung vereinbaren wir als monatliche Pauschale oder nach Bedarf. Für Non-Profit-Organisationen senkt die jährliche Spende von 10 Prozent auf unsere Dienstleistungen die Kosten zusätzlich.
Welche Vergünstigungen gibt es für gemeinnützige Stiftungen?
Zwei. Erstens erstatten wir Non-Profit-Organisationen am Jahresende 10 Prozent ihrer Dienstleistungskosten bei ITVARO als Spende zurück, ohne Lizenzen und Hardware. Zweitens prüfen wir, ob Ihre Stiftung Anspruch auf die Sonderkonditionen von Microsoft hat, und stellen den Antrag. Darüber entscheidet Microsoft, eine Zusage ist vorab nicht möglich.
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Wie arbeitet Ihr Stiftungsrat heute mit seinen Unterlagen?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir mit Ihnen durch, wo Protokolle und Personendaten heute liegen und wer darauf zugreifen kann. Anschliessend erhalten Sie eine Einschätzung und eine schriftliche Offerte und entscheiden in Ruhe.