Für Vereine in Zürich, Aargau und Graubünden
IT für Vereine: Zugänge und Daten sicher im Verein behalten
In vielen Vereinen liegt das Wichtigste bei Einzelpersonen: die E-Mails in einem privaten Postfach, die Mitgliederliste auf dem Laptop der Kassierin, die Passwörter im Kopf. ITVARO richtet für Ihren Verein eine Lösung ein, die dem Verein gehört und nicht den Personen im Vorstand. So bleibt beim nächsten Wechsel alles da, und der Aufwand bleibt für Ehrenamtliche überschaubar.
- Erhalten Sie Ende Jahr 10% unserer Dienstleistungen als Spende zurück
- Vereinsadressen wie praesident@ und kasse@ statt privater E-Mail
- Eine gemeinsame Ablage für den ganzen Vorstand
- Zugänge werden beim Wechsel übergeben, nicht neu aufgebaut
Typische Probleme in Vereinen
Ein Verein lebt vom Einsatz seiner Mitglieder, und das gilt auch für die IT: Jede und jeder macht ein Stück, meist mit den eigenen Geräten und Konten. Solange alle aktiv sind, funktioniert das. Spätestens beim Vorstandswechsel zeigt sich, was fehlt.
- Vereinspost läuft über private Adressen, etwa Gmail oder Outlook einzelner Personen
- Mitgliederliste, Protokolle und Buchhaltung liegen auf privaten Laptops
- Passwörter kennt nur eine Person, und niemand weiss, wo sie notiert sind
- Wer aus dem Vorstand ausscheidet, nimmt Zugänge und Dateien mit
Was wir für Ihren Verein einrichten
Sechs Bausteine, die zusammen dafür sorgen, dass der Verein unabhängig von einzelnen Personen arbeitsfähig bleibt. Sie wählen, was Sie brauchen, wir richten es ein und betreuen es auf Wunsch weiter.
Funktionsadressen statt privater E-Mail
Adressen wie praesident@, kasse@ oder info@ auf Ihrer Vereinsdomain. Die Adresse gehört dem Verein, wer das Amt übernimmt, erhält sie weiter. Mitglieder und Behörden schreiben immer an dieselbe Stelle.
Gemeinsame Ablage für den Vorstand
Protokolle, Mitgliederliste, Verträge und Belege an einem Ort in Microsoft Teams und SharePoint. Der Vorstand arbeitet gemeinsam an denselben Dateien, und es gibt keine Versionen, die per Mail hin und her wandern.
Saubere Übergabe beim Vorstandswechsel
Wenn ein Amt neu besetzt wird, übertragen wir Zugänge und Berechtigungen auf die Nachfolge. Die bisherige Person verliert den Zugriff, die neue findet alles vor. Niemand muss bei null anfangen.
Mitgliederdaten geschützt nach revDSG
Namen, Adressen und Beiträge Ihrer Mitglieder sind Personendaten. Wir richten die Ablage so ein, wie es das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) technisch erwartet: Nur der Vorstand hat Zugriff, die Daten sind verschlüsselt und gesichert. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Sicherheit mit vernünftigem Aufwand
Die Anmeldung mit einem zweiten Faktor (MFA), zum Beispiel einer Bestätigung auf dem Smartphone, schützt Konten auch dann, wenn ein Passwort bekannt wird. Dazu kommt ein Backup, damit ein Missgeschick oder ein Angriff nicht das Vereinsarchiv kostet.
Antrag bei Microsoft
Den Papierkram für die Vergünstigungen von Microsoft erledigen wir für Sie. Was Ihr Verein insgesamt sparen kann, steht weiter unten.
10%
Zurück in die Vereinskasse
Ein Vereinsbudget ist knapp, und jeder Franken für die IT fehlt anderswo. Darum erhält Ihr Verein als Non-Profit-Organisation Ende Jahr 10 Prozent dessen, was er im Jahr bei ITVARO für Dienstleistungen bezahlt hat, als Spende zurück.
- Gilt für Einrichtung, Betreuung und Support
- Ausbezahlt Ende Jahr, als Spende an den Verein
- Zusätzlich zu allfälligen Vergünstigungen von Microsoft
Lizenzen und Hardware zählen nicht dazu.
Vergünstigungen von Microsoft
Für gemeinnützige Organisationen hat Microsoft ein eigenes Angebot mit günstigeren Konditionen. Ob Ihr Verein dazugehört, klären wir vorab, den Antrag stellen wir für Sie. Nicht jeder Verein erfüllt die Voraussetzungen, das letzte Wort hat Microsoft.
- Abklärung, ob Ihr Verein die Voraussetzungen erfüllt
- Antrag samt Unterlagen, ohne Papierkram für den Vorstand
- Ehrliche Einschätzung im Erstgespräch, ob sich der Antrag lohnt
So läuft es ab
Kein grosses Projekt, sondern drei überschaubare Schritte, die sich gut zwischen Vorstandssitzungen unterbringen lassen.
- 01
Kostenloses Erstgespräch
Wir besprechen, was bei Ihnen heute wo liegt, wer Zugang hat und was Sie sich wünschen. Danach erhalten Sie eine schriftliche Offerte. Erst wenn Sie zustimmen, entstehen Kosten.
- 02
Einrichtung
Wir richten Vereinsdomain, Funktionsadressen, Ablage und Schutzmassnahmen ein und übernehmen bestehende Dateien und Postfächer, soweit sinnvoll. Das meiste läuft im Hintergrund, vom Vorstand braucht es nur wenige Entscheide.
- 03
Übergabe und Betreuung
Wir zeigen dem Vorstand in einer kurzen Einführung, wie alles funktioniert. Danach stehen wir bei Fragen zur Verfügung und begleiten auf Wunsch auch den nächsten Vorstandswechsel.
Bausteine, die für Vereine am meisten bringen
Diese Themen lösen die häufigsten Probleme im Vereinsalltag. Zu jedem finden Sie eine eigene Seite mit Details.
Häufige Fragen
Wir sind nur fünf Leute im Vorstand. Lohnt sich das?
Gerade dann. In einem kleinen Vorstand hängt viel an einzelnen Personen, und ein Rücktritt oder ein verlorener Laptop trifft den ganzen Verein. Der Aufwand richtet sich nach Ihrer Grösse, und im Erstgespräch klären wir, was für Sie wirklich nötig ist.
Was passiert beim Vorstandswechsel?
Die Funktionsadressen und die gemeinsame Ablage gehören dem Verein. Wir übertragen die Berechtigungen von der bisherigen auf die neue Person, entziehen der alten den Zugriff und stellen sicher, dass die Nachfolge alles findet. Sie melden uns den Wechsel, den Rest erledigen wir.
Was kostet das?
Das hängt von der Anzahl Personen, den Geräten und dem gewünschten Umfang ab. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie eine schriftliche Offerte. Bevor Sie zugestimmt haben, entstehen keine Kosten. Als Non-Profit-Organisation erhält Ihr Verein zudem Ende Jahr 10 Prozent der Dienstleistungskosten als Spende zurück.
Müssen wir Microsoft 365 nutzen?
Wir arbeiten schwerpunktmässig mit Microsoft 365, dort sind wir zu Hause. Nutzt Ihr Verein heute etwas anderes, schauen wir im Erstgespräch gemeinsam an, ob ein Wechsel für Sie Sinn ergibt. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das ebenfalls offen.
Gibt es Vergünstigungen für Vereine?
Ja, gleich zwei. Von uns: Ende Jahr überweisen wir Ihrem Verein 10 Prozent dessen, was er bei ITVARO für Dienstleistungen bezahlt hat, als Spende, sofern er eine Non-Profit-Organisation ist. Von Microsoft: günstigere Konditionen für gemeinnützige Organisationen. Ob Ihr Verein dort berechtigt ist, entscheidet Microsoft. Die Abklärung und den Antrag übernehmen wir.
Sind unsere Mitgliederdaten damit datenschutzkonform?
Wir sorgen dafür, dass die Mitgliederliste nicht mehr auf privaten Laptops liegt: Zugriff nur für den Vorstand, verschlüsselte Ablage, regelmässige Sicherung. Was Ihr Verein mit den Daten tun darf, zum Beispiel ob Adressen an einen Sponsor gehen dürfen, gehört in die rechtliche Beurteilung. Da helfen Ihr Dachverband oder eine Rechtsberatung weiter.
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Wie sieht es bei Ihrem Verein aus?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen heute wo liegt und was sich mit wenig Aufwand verbessern lässt. Danach erhalten Sie eine schriftliche Offerte, ganz ohne Verpflichtung.